Face à la recrudescence des fraudes à la TVA dans les commerces, le gouvernement français a pris des mesures en promulguant la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018.
En tant que commerçant, vous êtes dans l’obligation de vous conformer à cette loi. Comment ? Explication dans cet article.
1. Utiliser un logiciel de caisse conforme à la réglementation : certifié LNE ou NF 525
La loi de finances pour 2018, énonce clairement ceci : en cas d'enregistrement de vos opérations de caisse au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité.
En tant que commerçant, vous êtes par conséquent dans l’obligation de vous équiper d’un logiciel de caisse certifié NF 525 ou LNE.
Le fabricant du logiciel ou le prestataire qui vous vend sa solution de caisse doit vous certifier qu’elle est conforme à la loi en vous délivrant une certification NF 525 ou LNE.
Si vous n’avez pas en votre possession cette certification, vous devez la réclamer.
2. Vous devez vous assurer de l’intégrité de vos données de caisse
L’accès aux données de votre caisse enregistreuse doit être sécurisé par mot de passe. Vous devez pouvoir créer différents types d’utilisateurs avec des niveaux variés d’accès.
Pour lutter contre la fraude, vous devez vous assurer que votre logiciel de caisse garantit bien l’intégrité de vos données de caisse.
Il doit par exemple être impossible sur votre logiciel de caisse certifié
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- D’effacer une transaction effectuée en espèces
- De supprimer des ventes de produits
- De modifier vos tickets de caisse
Avec un logiciel certifié, toute modification de données laisse une trace, répertoriée comme anomalie. Les tickets de caisse et les duplicatas sont verrouillés, ils ont des liens entre eux. Lorsque ces liens sont cassés, votre logiciel de caisse certifié les détecte et vous avertit.
L’édition des Z de caisse à la clôture de votre journée, révèle ce type d’irrégularité. Il en est de même pour les X de caisse éditée par vos salariés à la fin de leur service.
3. Rendre disponible vos données de caisse en cas de contrôle
Pour lutter contre la fraude, depuis 2018, vous devez rendre disponible vos données de caisse en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Pour cela, votre logiciel de caisse doit pouvoir archiver les données issues de vos transactions quotidiennes pendant une durée de 6 ans minimum.
L’archivage peut être réalisé sur un serveur distant dans les nuages (cloud).
Vous devez également démontrer à l’administration fiscale que vos fichiers n’ont pas été modifiés. Vos données doivent être lisibles pour un contrôleur.
4. Les sanctions en cas de non-conformité à la loi
Vous vous exposez à des sanctions en cas de non-conformité à la loi :
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- Une caisse enregistreuse non conforme vous expose à une amende de 7 500 € par caisse en cas de non-régularisation dans les 60 jours.
- En cas de fraude à la TVA, vous risquez jusqu’à 500 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement.
- Une caisse enregistreuse non conforme vous expose à une amende de 7 500 € par caisse en cas de non-régularisation dans les 60 jours.
Concernant la lutte contre la fraude, en tant que commerçant, pour être en règle avec l’administration fiscale, vous devez :
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- Utiliser un logiciel de caisse certifié LNE ou NF 525,
- Vous assurer de l’intégrité de vos données de caisse,
- Rendre disponible vos données de caisse, en cas de contrôle par l’administration fiscale.
En cas de non-respect de la réglementation, vous risquez d’être sanctionné.
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