La norme NF525 expliquée aux commerçants réunionnais

Disposer d’un système de caisse et d’un logiciel certifié NF 525 ou LNE pour votre point de vente, garantit la conformité de vos équipements en matériels et logiciels avec la loi anti-fraude à la TVA. 

Si c’est votre cas, soyez rassurés, en cas de contrôle par l’administration fiscale, vous ne serez pas pénalisé.

Commerçants réunionnais, afin de vous aider à comprendre la norme NF 525 et ses répercussions dans votre quotidien, dans cet article, nous vous l’expliquons précisément.

1. La norme NF 525 et la certification LNE, késako ?

Devant les multiples fraudes à la TVA, l’administration fiscale a souhaité légiférer sur un certain nombre de conditions destinées à garantir la transparence des données de caisse. 

Ainsi, la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 a émis les impératifs suivants : “Si une entreprise (...) enregistre des opérations au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, elle est dans l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité.”

C’est à cette fin que les normes NF 525 et LNE pour systèmes de caisse ont vu le jour. 

La NF 525 est une certification délivrée par l’Association Française de Normalisation (AFNOR), qui est organisme accrédité. 

La certification LNE est délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essai, qui est un autre organisme certificateur accrédité.

Ces certifications peuvent être remises à tout éditeur de logiciel de caisse dont la conception et le fonctionnement sont conformes en tous points aux règles fixées par l’administration fiscale : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage des données de caisse.

2. En cas de contrôle, vous devrez prouver que votre logiciel de caisse est certifié NF 525 ou LNE

En tant que commerçant assujetti à la TVA, équipé d'un système et d’un logiciel de caisse, s’il vous arrive d’être contrôlé par l’administration fiscale, vous devrez avoir en votre possession ce fameux sésame, qui est le certificat de conformité à la réglementation de votre Terminal Point de Vente.

S’il ne vous est pas fourni automatiquement par l’éditeur du logiciel ou le prestataire à qui vous l’achetez, en tant que professionnel, il vous incombe de faire la demande de ce certificat à votre fournisseur.

3. Inaltérabilité : vos tickets de caisse doivent faire état de toutes les opérations de caisse.

Dans votre quotidien, la certification NF 525 ou LNE a un impact sur l’édition de vos tickets de caisse.

Certifié NF 525 ou LNE, votre logiciel de caisse est conçu pour garantir l’inaltérabilité de vos opérations de caisse. De façon plus explicite, il permet l’enregistrement de toutes les données relatives aux opérations de caisse sans qu’elles puissent être altérées.

Votre logiciel de caisse présente également une absence totale de toute fonctionnalité occultant les données de caisse.

Concrètement, vos tickets de caisse doivent faire mention de toutes les opérations réalisées sur une transaction : 

• • le numéro du ticket, la date, l’horaire, le numéro de caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles comme les libellés, quantités, prix unitaire, total HT, les différents taux de TVA associés.
  • toutes les preuves de corrections et modifications apportées comme les erreurs de rendu de monnaie, les remboursements, l’application d’une promotion… 

En tant que commerçant, cette obligation est rassurante : elle vous permet de contrôler les anomalies et de procéder à des vérifications en cas de vol.

4. Sécurisation : une fois éditées, vos données de caisse sont protégées.

La certification NF 525 ou LNE garantit la sécurisation de toutes vos données de caisse, les modifications éventuellement apportées et toutes vos pièces justificatives.

L’accès au logiciel est protégé. 

Chaque salarié a son propre compte  et mot de passe pour entrer dans le système de caisse. Des niveaux d’accès sont définis pour chacune des personnes qui utilisent le système de caisse.

5. Conservation : édition systématique d’un journal de caisse répertoriant toutes les opérations de caisse

Assurant également la conservation de vos données, un logiciel de caisse certifié NF 525 ou LNE garde en mémoire toutes vos données, enregistre et effectue la clôture de toutes les données sur des périodes définies, qui peuvent être  

• • 1 journée, pour l’édition du Z de caisse
  • Mensuelle, annuelle ou par exercice, si celui-ci n’est pas comptabilisé sur une année civile.

Les Z et X de caisse présentent les états de toutes les opérations de caisse que vous et vos salariés avez réalisées : 

• • au cours d’une journée, pour le Z de caisse, qui clôture votre caisse et remet à jour le système pour la journée du lendemain.
  • au cours d’une période spécifique de la journée, pour le X de caisse, lorsque par exemple, vous souhaitez revenir sur une opération de caisse. 
    Notez également qu’à la fin de chacun de ses services, un salarié peut éditer son X de caisse et vous le transmettre par mail.

Ces modes opératoires peuvent être fastidieux au départ, mais sur le long terme, ils vous permettent d’être toujours au clair avec votre comptabilité. Cela a pour effet d’améliorer votre gestion financière.

6. Archivage :  toutes vos données de caisse sont datées et figées. 

Concrètement, la certification NF 525 ou LNE atteste l’archivage de toutes vos données de caisse. Cela signifie que toutes vos données archivées sont datées et figées.

L’archivage s’effectue au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable.  Intégré à votre logiciel de caisse, ce processus consiste à sauvegarder l’intégralité des données sur un support externe : clé USB, disque dur externe, serveur dans les nuages (Cloud).

Toutes les données restent ainsi durablement accessibles dans le cas d’un éventuel contrôle de l’administration fiscale.

En tant que commerçant, la certification NF 525 ou LNE a un impact positif sur la gestion de votre point de vente : 

• • Elle vous permet d’être en règle avec l’administration fiscale,
  • Toutes les opérations de caisse apparaissant sur vos tickets, vous êtes en mesure de tout contrôler et de repérer les éventuelles anomalies,
  • Toutes vos données de caisse sont enregistrées et protégées,
  • Vous êtes toujours au clair avec votre comptabilité, à la fin de chaque journée, au mois, à l’année, grâce aux clôtures des données effectuées plus régulièrement,
  • Vos données sont stockées et archivées de façon durable. Vous êtes serein en cas de contrôle de l’administration fiscale.
    
    

Vous souhaitez aller plus loin, téléchargez notre guide, “Guide d'achat d'une caisse enregistreuse à La Réunion : 6 questions à se poser"