Disposer d’un système de caisse et d’un logiciel certifié NF 525 ou LNE pour votre point de vente, garantit la conformité de vos équipements en matériels et logiciels avec la loi anti-fraude à la TVA.
Si c’est votre cas, soyez rassurés, en cas de contrôle par l’administration fiscale, vous ne serez pas pénalisé.
Commerçants réunionnais, afin de vous aider à comprendre la norme NF 525 et ses répercussions dans votre quotidien, dans cet article, nous vous l’expliquons précisément.
Devant les multiples fraudes à la TVA, l’administration fiscale a souhaité légiférer sur un certain nombre de conditions destinées à garantir la transparence des données de caisse.
Ainsi, la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 a émis les impératifs suivants : “Si une entreprise (...) enregistre des opérations au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, elle est dans l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité.”
C’est à cette fin que les normes NF 525 et LNE pour systèmes de caisse ont vu le jour.
La NF 525 est une certification délivrée par l’Association Française de Normalisation (AFNOR), qui est organisme accrédité.
La certification LNE est délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essai, qui est un autre organisme certificateur accrédité.
Ces certifications peuvent être remises à tout éditeur de logiciel de caisse dont la conception et le fonctionnement sont conformes en tous points aux règles fixées par l’administration fiscale : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage des données de caisse.
En tant que commerçant assujetti à la TVA, équipé d'un système et d’un logiciel de caisse, s’il vous arrive d’être contrôlé par l’administration fiscale, vous devrez avoir en votre possession ce fameux sésame, qui est le certificat de conformité à la réglementation de votre Terminal Point de Vente.
S’il ne vous est pas fourni automatiquement par l’éditeur du logiciel ou le prestataire à qui vous l’achetez, en tant que professionnel, il vous incombe de faire la demande de ce certificat à votre fournisseur.
Dans votre quotidien, la certification NF 525 ou LNE a un impact sur l’édition de vos tickets de caisse.
Certifié NF 525 ou LNE, votre logiciel de caisse est conçu pour garantir l’inaltérabilité de vos opérations de caisse. De façon plus explicite, il permet l’enregistrement de toutes les données relatives aux opérations de caisse sans qu’elles puissent être altérées.
Votre logiciel de caisse présente également une absence totale de toute fonctionnalité occultant les données de caisse.
Concrètement, vos tickets de caisse doivent faire mention de toutes les opérations réalisées sur une transaction :
En tant que commerçant, cette obligation est rassurante : elle vous permet de contrôler les anomalies et de procéder à des vérifications en cas de vol.
La certification NF 525 ou LNE garantit la sécurisation de toutes vos données de caisse, les modifications éventuellement apportées et toutes vos pièces justificatives.
L’accès au logiciel est protégé.
Chaque salarié a son propre compte et mot de passe pour entrer dans le système de caisse. Des niveaux d’accès sont définis pour chacune des personnes qui utilisent le système de caisse.
Assurant également la conservation de vos données, un logiciel de caisse certifié NF 525 ou LNE garde en mémoire toutes vos données, enregistre et effectue la clôture de toutes les données sur des périodes définies, qui peuvent être
Les Z et X de caisse présentent les états de toutes les opérations de caisse que vous et vos salariés avez réalisées :
Ces modes opératoires peuvent être fastidieux au départ, mais sur le long terme, ils vous permettent d’être toujours au clair avec votre comptabilité. Cela a pour effet d’améliorer votre gestion financière.
Concrètement, la certification NF 525 ou LNE atteste l’archivage de toutes vos données de caisse. Cela signifie que toutes vos données archivées sont datées et figées.
L’archivage s’effectue au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable. Intégré à votre logiciel de caisse, ce processus consiste à sauvegarder l’intégralité des données sur un support externe : clé USB, disque dur externe, serveur dans les nuages (Cloud).
Toutes les données restent ainsi durablement accessibles dans le cas d’un éventuel contrôle de l’administration fiscale.
En tant que commerçant, la certification NF 525 ou LNE a un impact positif sur la gestion de votre point de vente :
Vous souhaitez aller plus loin, téléchargez notre guide, “Guide d'achat d'une caisse enregistreuse à La Réunion : 6 questions à se poser"