On ne rigole pas avec la loi de finances quand on doit s’équiper d’un logiciel de caisse !
Et on ne parle pas seulement des règles autour de l’impression des tickets de caisse, mais de bien plus important : la certification.
C’est quoi ? C’est pour qui ? Comment l’obtenir ? On répond à toutes vos questions 🧐
Logiciel de caisse certifié : qu’est-ce que c’est ?
Les commerçants entendent parler de la caisse enregistreuse certifiée depuis le 1er janvier 2018, pourtant, ils ne savent pas toujours de quoi il s’agit.
C’est tout simplement un logiciel de caisse qui répond aux 4 conditions fixées par la loi :
👉 La condition d’archivage
Cela signifie que toutes les informations doivent être figées et datées selon des périodes définies, et ce, avec un système assurant l’intégrité des données.
👉 La condition de conservation
Chaque règlement doit être rattaché à une clôture sur une période donnée, c’est-à-dire journalière, mensuelle ou annuelle.
👉 La condition de sécurisation
Toutes les données doivent être conservées de façon sécurisée, que ce soient les enregistrements d’origine, les modifications ou les pièces justificatives.
👉 La condition d’inaltérabilité
L’ensemble des règlements doivent être enregistrés de façon à ne pouvoir être faussé. Seules des modifications sont possibles, avec un nouvel enregistrement et sans que cela supprime la donnée initiale.
Pourquoi une certification des systèmes de caisse ?
Pourquoi une réglementation autour du logiciel de caisse ? La mise en place de cette norme s’explique par une volonté de lutter contre les fraudes à la TVA.
Face aux abus de certains commerçants avec les paiements de leurs clients, l'administration fiscale opte pour cette solution qui rend détectable les FRAUDES en cas de contrôle.
Car avec la certification logiciel de caisse, impossible de falsifier les données, seules des modifications sont possibles. Et comme il y a des traces de tous les enregistrements, pas de place au doute !
Quels professionnels doivent s’équiper d’une caisse certifiée ?
Quels commerçants doivent s’équiper d’un logiciel de caisse certifié ? Tous les professionnels soumis à la TVA sont-ils concernés ? Réponse tout de suite 👇
La loi impose l’utilisation d’une caisse enregistreuse aux normes, mais ce n’est pas le cas pour tous les commerçants !
Et si vous pensez que c’est en fonction de votre chiffre d’affaires ou de la taille de l’entreprise, détrompez-vous.
La caisse enregistreuse aux normes est obligatoire pour tous les professionnels soumis à la TVA qui facturent à des clientèles non assujetties à la TVA.
Cependant, il y a certaines exceptions pour les commerçants :
- Encaissant l’intégralité des paiements avec l’intermédiation d’un établissement de crédit
- Opérant exclusivement des transactions commerciales en B2B
- Réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA
- En régime franchise en base de TVA
- En régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
👉 C'est par ici pour vérifier si vous devez utiliser un logiciel de caisse avec certification
Quels risques avec un logiciel de caisse sans certification ?
Qui dit utilisation d’un logiciel de caisse sans respect des règlementations en vigueur dit exposition à des sanctions légales 😬
En cas de contrôle de l’administration fiscale, le premier risque est une amende de 7 500 € associée à une demande de mise en conformité sous 60 jours.
Mais ça peut se corser… Face à un commerçant peu scrupuleux qui n’aurait pas hésité à présenter une fausse certification, on parle d’une amende de 45 000 € et d’une peine d'emprisonnement de 3 ans.
Lors du contrôle fiscal, les informations enregistrées par votre caisse vont être vérifiées, avec objectif de déceler de potentielles données falsifiées.
Et forcément, si un commerçant exploite un logiciel sans certification et fausse les enregistrements, ça risque de très mal se passer.
C’est notamment ce qui peut faire varier les régulations, pénalités et intérêts de la somme due à l'administration fiscale.
Comment savoir si un logiciel de caisse est aux normes ?
Pour savoir si un équipement possède la certification logiciel de caisse, rien de plus simple : il faut vérifier que la mention vient d’un organisme accrédité.
Et il n’y a que 3 possibilités pour un certificat de conformité valable :
- L’AFNOR ou l’association française de normalisation qui délivre l’accréditation NF 525
- Le LNE ou le laboratoire national de métrologie et d’essais qui fournit la certification LNE
- L’auto-certification fournie par l’éditeur de logiciel
Ne vous faites surtout pas avoir par une mention “caisse enregistreuse certifiée”, cela ne signifie pas que le matériel est satisfaisant à des conditions d’archivage, d’inaltérabilité, de sécurisation et de conservation.
Se mettre en conformité tout seul n’est donc ni possible ni envisageable.
En plus de choisir un système d’encaissement aux normes, vous devez absolument opter pour un modèle adapté à votre activité !
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