Posséder une caisse enregistreuse pour gérer son commerce, c’est top ! Avec un logiciel de caisse certifié et sécurisé, c’est encore mieux.
Est-ce obligatoire ? Pourquoi ? Pour qui ? 🧐
On fait le point sur la réglementation en vigueur et on vous dit tout sur la norme caisse enregistreuse.
À vos notes !
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse certifiée ?
La caisse enregistreuse certifiée répond aux conditions fixées par la loi, à savoir :
- La condition d’archivage : l’ensemble des informations doivent être figées et datées par période d’archivage avec un dispositif garantissant leur intégrité.
- La condition d’inaltérabilité : les données relatives aux règlements de la clientèle doivent être enregistrées sans possibilité de les fausser. Des modifications sont possibles, mais elles ne remplacent pas les informations initiales, il s’agit d’un nouvel enregistrement.
- La condition de sécurisation : les données d’origine, les modifications et les pièces justificatives doivent être conservées de façon sécurisée.
- La condition de conservation : tous les règlements doivent donner lieu à une clôture sur une période donnée (journalier, mensuel, annuel).
Comment savoir si une caisse enregistreuse est certifiée ?
La mention “caisse enregistreuse certifiée” ne suffit pas pour garantir la conformité de votre matériel d'encaissement !
La seule garantie valable est le certificat de conformité.
Pour être sûr de bien choisir, 3 choix :
- L’AFNOR ou l’association française de normalisation
- Le LNE aka le laboratoire national de métrologie et d’essais
- L’auto-certification
L’AFNOR, c’est l’association française de normalisation qui délivre l'accréditation NF 525, la norme prouvant que les quatre conditions imposées par l’administration fiscale sont respectées.
Puis, on trouve aussi la LNE, la marque garantissant ces mêmes obligations selon les normes définies.
Enfin, l’éditeur de logiciel est également en mesure de procurer au commerçant une attestation appelée l’auto-certification.
Que ce soit par un organisme accrédité ou un organisme indépendant, la certification reste obligatoire pour prouver la conformité de votre solution.
Tiens d’ailleurs, pourquoi est-ce obligatoire alors que ça ne l’était pas il y a quelques années ? Réponse tout de suite ! ⬇️
La norme caisse enregistreuse : quel objectif ?
Cette nouvelle réglementation est mise en place le 1er janvier 2019 pour lutter contre la fraude à la TVA tentée par certains commerçants avec les paiements de leurs clients.
Désormais, impossible de falsifier les transactions financières qui sont automatiquement enregistrées dans le logiciel. ❌
Grâce à cette mesure, la faute intentionnelle est tout de suite détectée lors du contrôle fiscal, de quoi inciter chaque commerçant à respecter les réglementations.
Du coup, la caisse enregistreuse certifiée, c’est obligatoire pour tous les professionnels ?
Quel professionnel est concerné par la réglementation du logiciel de caisse ?
Si la loi n’impose pas l’utilisation du logiciel de caisse, la caisse enregistreuse aux normes est obligatoire pour certains professionnels qui font le choix de s’équiper.
Cela ne dépend ni du volume de clientèle, ni du chiffre d'affaires, ni du montant de la transaction ou du secteur d’activité.
➡️ Depuis l’entrée en vigueur au 1er janvier 2018, une nouvelle réglementation impose d’utiliser un logiciel ou système de caisse aux normes pour le professionnel assujetti à la TVA qui réalise des transactions avec des clients non assujettis.
Et cela ne concerne pas uniquement les points de vente physiques, c’est également valable pour les gérants d’e-commerce.
Quelques exceptions pour les professionnels :
- Encaissant l’intégralité des paiements avec l’intermédiation d’un établissement de crédit
- Opérant exclusivement des transactions commerciales en B2B
- Réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA
- En régime franchise en base de TVA
- En régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
💡Vérifiez si vous êtes concerné par le logiciel de caisse certifié et sécurisé
Après ce petit point loi, on regarde ce qui se passe en cas de contrôle fiscal !
Les risques encourus pour l’utilisation d’un logiciel de caisse non conforme
Gare à ceux qui voudraient faire des économies avec un logiciel de caisse gratuit non certifié, l’administration ne vous loupera pas ! 🤨
En cas de contrôle, vous vous exposez à une amende de 7 500 € ainsi qu’une prescription de mise en conformité dans un délai de 60 jours.
Pire encore pour le responsable légal qui présente un faux certificat, le risque encouru est une amende 45 000 € et une peine d’emprisonnement de 3 ans.
Et ça ne s’arrête pas là… 🙄
Autant se l’avouer, ne pas utiliser une caisse enregistreuse aux normes peut vouloir dire des données falsifiées. C’est exactement ce qui sera vérifié lors du contrôle fiscal.
Comme vous pouvez l’imaginer, les régulations, pénalités et intérêts ne sont pas les mêmes pour le gérant de bonne foi ou celui en situation de fraude.
Et si ça ferait mal à votre chiffre d’affaires, ce serait aussi subir des conséquences au niveau de la gestion du point de vente.
Vous l’aurez compris, prendre le risque pour économiser l’investissement dans des solutions de caisse aux normes ne vaut clairement pas le coup.
Une seule chose à retenir : l'attestation de conformité caisse enregistreuse est indispensable.
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