Choisir le bon logiciel pour caisse ne s’improvise pas, alors on vous a préparé les 8 questions à se poser pour investir dans la bonne solution d’encaissement.
Encore mieux qu’un tour d’horizon des meilleurs logiciels de caisse, on vous donne tous les critères pour trouver LE meilleur outil, c’est-à-dire celui adapté à vos besoins et à votre activité.
On vous réserve même un 🎁 en fin d’article !
1. À quoi va me servir mon logiciel de caisse ?
Quand on cherche un logiciel de gestion, la première chose est de savoir à quoi cela va servir !
La plupart des commerçants pensent que c’est pour gagner du temps et optimiser l’encaissement, et c’est vrai, mais c’est loin d’être la seule fonctionnalité.
En fait, le logiciel de caisse est un outil comparable au couteau suisse 🤩
Gestion des stocks, déploiement de la stratégie de fidélisation, gestion de la TVA, mise en place de l’encaissement, constitution du fichier clients, voilà quelques exemples de l’utilité de la solution.
L’objectif premier reste bien sûr de développer le point de vente avec des effets mesurables sur le chiffre d’affaires.
Et c’est grâce à l’ensemble des fonctionnalités que vous pouvez :
- Gagner du temps
- Optimiser le pilotage d’activité
- Augmenter la productivité
Mais attention… Pour que ce soit vraiment efficace, le logiciel pour caisse doit être adapté au secteur d’activité.
2. De quelles fonctionnalités j’ai besoin dans mon logiciel métier ?
Un logiciel adapté à votre métier, c’est ce qui fait toute la différence !
On ne recommande jamais le même modèle de caisse enregistreuse à un gérant de fast-food, à un gestionnaire d’instituts de beauté ou à un commerçant dans le prêt-à-porter.
Et pour cause, ce sont deux activités bien différentes.
Au niveau des fonctionnalités basiques d’encaissement, tout le monde a les mêmes besoins.
Mais dès qu’il s’agit de penser stratégie de développement, c’est une autre histoire.
Pourquoi ? 🤔
Prenons un exemple.
Imaginez être à la tête d’un fast-food ou d’un restaurant.
Ce qui vous intéresse, ce sont des fonctions comme la gestion des tables, le partage d’addition ou la liaison entre la salle et la cuisine.
Maintenant, changez de casquette pour être dirigeant d'un salon de coiffure. C’est plutôt la gestion de carte de fidélité, les réservations en ligne et les rappels SMS dont vous avez besoin.
La bonne nouvelle, c’est qu’il y a du choix niveau logiciels pour caisse ! 🤓
Click & collect, commande en ligne, personnalisation des profils employés, SMS à la clientèle, saisie automatique des écritures comptables, inventaires, SAV ou encore commandes fournisseurs, tout y est.
Ce qu’il faut retenir : chaque fonctionnalité = avantage client + avantage entreprise ❤️
Si on prend l’exemple de la gestion des tables avec le partage d’addition, cela permet de faire gagner du temps et donc de rendre l’expérience client plus agréable.
Même quand on parle de la gestion de stocks qui permet avant tout au commerçant de toujours connaître ses stocks en temps réel, la clientèle profite d’un point de vente toujours approvisionné.
Pour mesurer les effets de ces fonctionnalités, rien de mieux que des chiffres !
3. Est-ce que l’option suivi des chiffres clé est proposée ?
Quand on décide de mettre en place de nouveaux leviers pour développer son entreprise, constater les bénéfices est crucial.
Et ça tombe bien, c’est exactement ce que vous pouvez faire avec votre solution d’encaissement 🤓
Cela commence bien sûr par une amélioration de la gestion de caisse, mais ce n’est pas tout.
Comment ça marche ? Le back office caisse enregistreuse permet de suivre les statistiques détaillées de votre point de vente.
Et vous n’allez pas retrouver seulement votre chiffre d’affaires sur le tableau de bord 👀
Voilà quelques exemples de KPI’s :
- Panier moyen
- Historique d’achats
- Produits les plus vendus
- Indice des ventes
- Taux d’attraction
- Taux d’occupation
- CA par salarié
4. Est-ce que ce modèle de caisse enregistreuse est facile à prendre en main ?
Parce que votre logiciel de caisse enregistreuse est là pour vous aider à maximiser vos performances, il doit absolument être simple d’utilisation et facile à prendre à main.
Oubliez les outils trop complexes avec lesquels vous perdrez plus de temps qu’autre chose 🙄
Et on ne parle pas seulement d’opter pour une caisse enregistreuse tactile.
L’idée est surtout de réunir des critères comme l’interface intuitive, le mode hors ligne ou la connectivité.
Mieux encore : la personnalisation de la caisse enregistreuse.
Cela permet d’adapter l’outil à votre point de vente avec vos couleurs, vos visuels et les images de vos produits.
💡Conseil Inosys :demandez une démo de votre logiciel pour caisse avant de vous équiper ! C’est l’opportunité de découvrir l’interface et de confirmer que l’outil est bien simple d’utilisation.
5. Quel budget pour mon logiciel de caisse ?
Comme toujours, le budget de votre logiciel pour caisse va dépendre de vos besoins.
Une solution de gestion complète avec des options poussées ne vaut pas le même prix qu’une solution proposant seulement les fonctionnalités essentielles.
Au-delà du montant, il est bon de savoir que vous pouvez acheter ou louer votre caisse enregistreuse.
Chaque mode d’acquisition présente ses avantages, c’est pourquoi on vous recommande d’en discuter avec vos experts-comptables pour avoir une idée de l’amortissement.
Le prix d’un logiciel de caisse va notamment dépendre de critères comme :
- Type de caisse
- Certification ou norme
- La marque du modèle
- Fonctionnalités spécifiques
- Connectivité de la solution
ℹ️ Pensez aussi à prévoir un forfait annuel pour l’installation, le support technique, la maintenance et la formation.
6. Est-ce que je peux prendre un logiciel de caisse gratuit ?
On ne va pas y aller par quatre chemins, c’est un grand NON ! ❌
Même si cela est tentant, c’est clairement une fausse bonne idée.
D’abord, parce que ce sera bien souvent une version de logiciel avec seulement les fonctionnalités basiques, donc impossible de bénéficier de toutes les spécificités métier.
Ensuite, parce que vous n’aurez pas d’assistance technique ni de support pour les mises à jour, l’accompagnement à l’utilisation ou la maintenance.
Cependant, si une version d'essai est gratuite, foncez ! C’est un bon compromis pour découvrir les fonctionnalités de l’outil avant d’investir dans votre logiciel caisse enregistreuse.
Enfin, le risque avec un logiciel gratuit est de n’avoir aucune garantie sur la sécurité ⚠️
Ce qui veut dire pas de respect de la norme mise en place pour la lutte contre la fraude à la TVA…
On en parle tout de suite !
7. Quelle est la réglementation autour du logiciel de caisse ?
“Le logiciel de caisse certifié est-il obligatoire ?”, voilà une question que se posent tous les commerçants !
On y répond tout de suite.
Depuis le 1er janvier 2018, la norme nf 525, la certification LNE ou l’auto-certification est obligatoire uniquement pour certaines entreprises.
Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous réalisez des transactions avec des professionnels non assujettis, vous devez exploiter un outil conforme à la loi anti-fraude.
L’objectif derrière cette mesure est de garantir :
- La condition d’archivage
- La condition d’inaltérabilité
- La condition de sécurisation
- La condition de conservation
Cela vise à empêcher les fraudes à la TVA, car toutes les transactions financières sont enregistrées sans possibilité de les falsifier.
Pour en savoir plus, découvrez notre topo avec tous les détails sur la norme caisse enregistreuse.
Et même si vous n’êtes pas soumis à l’obligation, choisir une solution certifiée reste une bonne idée.
8. Comment choisir le fournisseur de ma caisse enregistreuse ?
Choisir le bon logiciel pour caisse passe avant tout par le choix du bon fournisseur 🤝
Plus qu’un simple conseiller, c’est le professionnel qui s’occupe de l’installation et de la maintenance de votre système de caisse.
Tout comme vous prenez soin d’accompagner au quotidien votre clientèle, votre fournisseur doit répondre présent pour les mises à jour régulières et en cas d’incident ou de panne.
Et puis, choisir le bon prestataire, c’est même d’aller encore plus loin pour faciliter la gestion de votre commerce !
Tout simplement car il pourra vous conseiller sur les meilleurs équipements complémentaires à associer à votre logiciel pour caisse.
On pense ici au matériel de caisse comme le terminal de paiement, l’imprimante de tickets de caisse, le scan ou la douchette pour la lecture de codes-barres.
Bref, vous l’aurez compris, le fournisseur ne doit pas être là juste pour vendre sa solution d’encaissement et de monétique.
Et maintenant, c’est à vous de répondre à ces 8 questions !
Mais avant, c’est l’heure du cadeau 🎁
➡️Téléchargez gratuitement LE guide ultime pour tout savoir sur le logiciel de caisse ⬅️
